Åbo IFK: Hallinto-ohjesääntö
ORGANISAATIO
JOHTOKUNTA
Seuran toimintaa johtaa ja sen talouden hoidosta sekä omaisuudesta huolehtii ja vastaa sekä seuraa edustaa vuosikokouksen valitsema hallitus.
Hallituksen tulee:
Toimia seuran ylimpänä toimeenpanevana ja valvovana elimenä niin, että seuran tarkoituksen ja tavoitteiden mukaiset toiminnat toteutetaan suunnitelmien mukaisesti.
Olla vastuussa seuran toiminnasta lakien ja asetusten mukaisesti.
Suunnitella ja kehittää seuran kokonaistoimintaa sekä johtaa seuran toimintaa seuran tarkoituksen ja tavoitteiden mukaisesti.
Vahvistaa tehtävän jako keskuudessaan sekä valita tarvittavat työryhmät suorittamaan niille määrättyjä johtokunnalle vastuullisia tehtäviä.
Vahvistaa tarvittavat ohjesäännöt joukkueille, päätoimisille ja toimihenkilöille
Vastata seuran taloudesta – ostot yli € 1000, lainan otto, avustukset, merkittävät sisäiset lainat, seuran merkittävät sopimukset. Toimintamaksujen määrittäminen.
Pitää jäsenluetteloa, hyväksyy ja erottaa seuran jäsenet.
Tehdä seuran toimintakertomus ja tilinpäätös, toiminta- ja taloussuunnitelma seuraavaa toimintavuotta varten, hoitaa seuran tiedotustoimintaa.
Valita ja erottaa seuran täysipäiväisiksi palkatut toimihenkilöt ja sopia heidän eduistaan.
Vastata ja huolehtia seuran toimitiloista ja niitä koskevista sopimuksista.
Seuran nimenkirjoitus sääntöjen mukaan.
Vuosikokousajasta ja paikasta päättäminen.
Nimetä edustajat ulkopuolisiin hallituksiin.
Toiminnanjohtaja
Toiminnanjohtajan tehtävänä on johtokunnan apuna huolehtia kiireellisistä ja juoksevista asioista ja niiden vaatimista päätöksistä.
Toiminnanjohtaja on henkilökunnan esimies
Toiminnanjohtajan toimenkuva määritellään erillisessä sopimuksessa.
Johtokunta ja toiminnanjohtaja yhdessä
-olosuhdeasiat
-viranomaistarkastusten ja selvitysten valmistelu
-toimintasuunnitelmien ja budjettien valmistelu
-johtokunnan jäsenten valinnan valmistelu jaostojen esitysten pohjalta.
-ansiomerkkien anomisten valmistelutyö ja seuranta.
Seuran puheenjohtaja
- johtokunnan koollekutsuminen
- merkkipäiväonnittelut
- seuran edustaminen yleisesti
- suhteet yhteistyöseuroihin
- suhteet Turun kaupunkiin
Seuran varapuheenjohtajat
- seuran edustaminen yhteisöjen kokouksissa
- puheenjohtajan avustaminen
- merkkipäiväonnittelut
Toiminnanjohtaja, valmennuspäälliköt
- henkilövalinnat lajin piirissä
- joukkueiden budjetit, talouden seuranta
- joukkueiden yhteistyösopimukset
- joukkuemäärät
- lisenssivakuutuksista huolehtiminen
- toiminnan ja talouden tilanneraportointi
- toiminnan koordinointi
- turnaukset ja muut tapahtumat
- valmentajasopimukset (ei päätoimiset)
- pelaajasiirrot
- valmentajien koolle kutsuminen/ koulutustapahtumat
- joukkuejohtajien, rahastonhoitajien koulutustapahtumat
- lajiin liittyvä sidosryhmäyhteistyö
TALOUSHALLINTO
Jaoston ja joukkueiden taloushallinnosta päättää hallitus. Jaoston/joukkueen ja seuran toiminnassa mukana olevien yhdistyksen nimissä keräämät varat ovat yhdistyksen varoja. Hallitus päättää näiden varojen käytöstä yhteistyössä joukkueiden kanssa.
Budjetit
Jokainen joukkue laatii budjetin ja toimittaa sen toiminnanjohtajalle ennen kuin se käsitellään vanhempainkokouksessa. Kun budjetti käsitelty ko. joukkueen vanhempainkokouksessa se toimitetaan hyväksyttynä toiminnanjohtajalle Merkittävät poikkeamat budjetista kauden aikana pitää tuoda aina toiminnanjohtajan tietoon. Juniorijoukkueiden budjettien tulee perustua suurimmalta osin pelaajilta kerättäviin kausimaksuihin.
Hankinnat
Hankinnoista päättää 1000 euroon asti jalkapallossa ja futsalissa toiminnanjohtaja ja tältä ylittävältä osalta hallitus.
Toimintaan liittyvät jokapäiväiset hankinnat tekee toiminnanjohtaja kuten pelivarusteet, toimistotarvikkeet jne.
ÅIFK-MERKIN KÄYTTÖ
ÅIFK-merkin käyttö on toteutettava harkitusti. Mikäli valmistetaan ÅIFK-merkillä varustettuja tuotteita, lupa kysytään toiminnanjohtajalta (hallitukselta).
ÅIFK:N NIMISSÄ TAPAHTUVA MYYNTI
Jokaiseen ÅIFK-nimissä tapahtuvaan tuote- tai arpojen myyntiin on haettava etukäteen lupa johtokunnalta.
JÄSENMAKSUT
Joukkueet tulee huolehtia ja valvoa, että toiminnassa mukana olevat maksavat seuran jäsenmaksun; vastuu pääasiassa joukkuejohtajalla ja rahastonhoitajalla.
LAINAN OTTO/ANTO
Joukkue ei voi ottaa tai antaa lainaa ilman hallituksen lupaa.
MAKSETTAVAT KORVAUKSET
Seuran valmentajasopimuksiin merkitään yläraja, jota ry:lle aiheutuvat kulut eivät saa ylittää. Tämä yläraja sisältää sekä sopimuksessa määritellyt palkat että maksettavat kulukorvaukset. Sopimus voi sisältää pelkkiä kulukorvauksia, mikäli kulut ovat todellisia ja niiden määrä ei ole huomattava (km-korvaus enintään 3 000 e ja 20 kpl päivärahaa).
MUUT SOPIMUKSET
Koko seuraa koskevat mainos-, varuste ym. sopimukset sopii hallitus. Joukkuetasolla joukkueenjohtajat neuvottelevat mainossopimukset ja hyväksyttävät toiminnanjohtajalla.
NIMENKIRJOITTAJAT
Seuran nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja ja hallituksen sihteeri (= toiminnanjohtaja).
OMAISUUDEN MYYNTI
Mikäli myydään omaisuutta, myyntipäätöksen tekee hallitus ellei kyseessä ole yleisen kokouksen toimivaltaan kuuluva myynti
ORGANISAATIO
Päätoimisten henkilövalinnat tekee hallitus.
PÖYTÄKIRJA
Hallituksen pöytäkirjat pyritään toimittamaan viikon sisällä kokouksesta hallituksen jäsenille.
Mikäli pöytäkirjassa on ohjeistusta valmennuspäälliköille, kyseinen ohjeistus tulee toimittaa viipymättä eteenpäin.
TALOUDENHOITAJA
Joukkueiden taloudenhoitajan valitsee joukkue. Joukkueiden ja jaostojen kirjanpidossa on noudatettava talousohjeiden määräyksiä. Kirjanpidossa käytetään seuran kirjanpitopohjaa ja kopio kirjanpitopohjasta toimitetaan toimistolle kolmen kuukauden välein (11-01 viimeistään 15.2., 02-04 viimeistään 15.5., 05-07 viimeistään 15.8., 08-10 viimeistään 30.11.
Joukkueet eivät saa maksaa palkkaa eivätkä kulukorvauksia tain päivärahoja.
SOPIMUKSET
Henkilöillä, joilla on toimenkuva eri joukkueissa ja heille maksetaan siitä palkkaa/kulukorvausta, pitää olla kirjallinen sopimus.
Sopimukset neuvottelevat:
- Valmennuspäällikön sopimuksen neuvottelee puheenjohtaja
- Valmentajien sopimukset neuvottelevat valmennuspäälliköt heille annetun määrärahan puitteissa ja esittää ne ko. jaoston toiminnan- ja puheenjohtajalle.
- Mikäli kyse on vakinaisesta tai tilapäisestä päätoimisesta työsuhteesta, päätöksen tekee hallitus
Luontaiseduista päättää puheenjohtaja.
Huom! Jokaisessa sopimuksessa pitää olla erikseen mainittuna henkilölle maksettavan palkan määrä ja toisaalta tositteisiin perustuvien kustannusten yläraja.
KÄYTÖSSÄ OLEVA SEURAN OMAISUUS
Kun henkilön työ- tai valmennussuhde päättyy, on hänen palautettava käytössään oleva seuran omaisuus kuten puhelin, avaimet, tietokone ym. seuran toimistoon. Seuralla on oikeus pidättää viimeisestä palkan- tai kulukorvauksen erästä erillisen laskelman mukainen summa tämän vakuudeksi. Vakuussumma palautetaan heti, kun omaisuus on toimitettu seuran toimistoon. Tästä asiasta on myös laitettava sopimuskohta kaikkiin solmittaviin työ-, valmennus- ym. sopimuksiin.
Tietokoneessa olevat seuraa koskevat tiedostot kuuluvat Åbo IFK:lle eivätkä ole käyttäjän henkilökohtaista omaisuutta.
SÄHKÖPOSTI
Sähköpostiosoitetta etunimi.sukunimi@ffaifk.fi saa käyttää vain seuraan liittyvissä asioissa, ei henkilökohtaisissa asioissa. Työ- tai valmennussuhteen päättyessä on seuralla oikeus lopettaa henkilön nimellä oleva ffaifk.fi-sähköpostiosoite tai kääntää se toimen uudelle haltijalle, mikäli se on toimen hoitamisen kannalta välttämätöntä.
Tästä asiasta on laitettava sopimuskohta kaikkiin solmittaviin työ- ja valmennussopimuksiin.
SOPIMUSMALLIT
Puheenjohtaja tarkistaa sopimuslomakkeet.
TILIEN AVAUS/LOPETUS
Joukkueiden tilien avaukset tekee toiminnanjohtaja, tili avataan seuran osoittamaan pankkiin. Pankkia varten tehdään pöytäkirjaote, jossa mainitaan tilinkäyttäjä(t). Tilit avataan aina Åbo IFK:n Y-tunnuksella.
TILIKAUSI
Seuran ja joukkueiden tilikausi on 1.11.-31.10
TILINPÄÄTÖKSET
Joukkueiden on laadittava toiminnastaan Åbo IFK:n ohjeiden mukaan tilinpäätös ja toimitettava toimistolle 30.11. mennessä tiliotteet, tositteet ja tuloslaskelma. Seuran kirjanpitäjä yhdistää tilit emoseuran kirjanpitoon. Seuran virallisina tilintarkastajina toimii vuosikokouksessa nimetyt tilintarkastajat.
TOIMINTAKERTOMUS
Joukkueiden joukkuejohtaja/vastuuvalmentaja laatii joukkueen toiminnasta toimintakertomuksen, joka toimitetaan kauden päätyttyä toiminnanjohtajalle/valmennuspäällikölle. Koko seuran toimintakertomus kootaan toimistolla yhteistyössä puheenjohtajan ja toiminnanjohtajan kanssa esitettäväksi vuosikokouksessa.
TOIMINTASUUNNITELMA
Jokainen joukkue laatii toimintasuunnitelman ja toimittaa sen budjetin yhteydessä valmennuspäällikölle ja toiminnanjohtajalle.
VAKUUTUKSET
Mikäli seuralla on omaisuutta (esim. tietokoneita, varusteita ym. rahanarvoista tavaraa) pitää olla voimassa oleva vakuutus. Kauden aikana on tarkistettava myös uuden pelaajan lisenssivakuutus.