VIESTINTÄOHJEISTUS
Tavoitteet
* kertoa seuran koko toiminnasta
* vahvistaa ylpeyttä tasokkaasta toiminnasta, jota on yhdessä saatu aikaan
* räätälöidään kohderyhmän mukaan (johtokunta, jaostot, lapset, nuoret, ikäihmiset, joukkueenjohtajat, huoltajat, tuomarit, toimitsijat ja vapaaehtoiset tapahtuma-avustajat)
* vahvistaa vapaaehtoisten ihmisten joukkoon kuulumista, yhteisöllisyyttä sekä mahdollisuutta vaikuttaa
* hyvin toteutettuna viestintä lisää jäsenten tyytyväisyyttä
* auttaa saavuttamaan tavoitteita
* kokemukset yhdessä aikaan saaduista tapahtumista palkitsevat ja antavat hyvän syyn tulla mukaan uudestaan
* seuraviestintä on osa seuran toimintaa ja sen johtamista. Se on jatkuvaa vuorovaikutusta sekä seuran toimintaan vaikuttavien asioiden seuraamista ja arviointia. Tiedon jakaminen niille, joille sillä on merkitystä, on viestinnän lähtökohta
Hyvä seuraviestintä
o innostaa mukaan
o jakaa käyttökelpoista tietoa
o tehostaa toimintaa
o luo ryhmähenkeä ja hyvää mieltä
o nostaa esiin ideoita o tekee tilaa keskustelulle
Hyvä sisäinen viestintä varmistaa, että kaikki seuraan kuuluvat voivat osallistua toimintaan seuran täysipainoisina ja tasaveroisina jäseninä. Selkeällä ja yleistajuisella kielenkäytöllä ja tarvittaessa kääntämällä sisällöt eri kielille taataan asioiden perillemeno erilaisille vastaanottajille. Kaikki myös saavat hyvissä ajoin tarvitsemansa tiedot ja voivat esittää omia näkemyksiään jo asioiden valmisteluvaiheessa.
Keinot, kanavat
* Verkkosivut: Jopox seuratasolla, joukkuetasolla
* Joukkueiden sisäinen viestintä: Jopox Pukukoppi joukkuetasolla
* sähköposti (projektiluontoiset asiat, työryhmä)
* SoMe-kanavat (FB, Insta sekä seura & joukkuetasolla)
* kokouksia & koulutuksia (vanhempainkokouksia, joukkuejohtajakokouksia, taloudenhoitajakokouksia, infotilaisuuksia varustevastaaville ja huoltajille
* puhelimitse (kohdennettua viestintää muutamalle henkilölle)
Kenen vastuulla?
Toiminnanjohtajalla, hallituksella, valmennuspäälliköillä, joukkuejohtajilla
Miten ollaan onnistuttu viestinnässä?
Arvioidaan kyselyn kautta (toimihenkilöt, vanhemmat, pelaajat)
Viestinnän kehitystyö
Toiminnanjohtajan ja hallituksen vastuulla
Viestinnän toimenpidesuunnitelmassa määritellään
o ennakoitavissa olevat tapahtumat ja aikataulut (leirit, turnaukset, koulutukset, tapahtumat kuten seurapäivä, kick-off, edustusjoukkueen otteluennakot)
o toiminnan tavoitteita tukevat kampanjat, tapahtumaviestintä ja sisäinen markkinointi, jäsenmaksujen keruu jne.
o käytännön työnjako
o postituslistat eri kohderyhmille ja eri tarkoituksiin
Lisäksi projektikohtaisia viestintäsuunnitelmia tarvitaan, kun seuran vastuulla on tavallista isompia kertaluontoisia tapahtumia tai kampanjoita, joista ei ole aiempaa kokemusta ja selkeitä toimintamalleja (Katso eri ohjeistus)