HANDBOLLSFÖRENINGEN ÅIFK RF

Hallinto-ohjesääntö

Seuran hallitus

Seuran toimintaa johtaa ja sen talouden hoidosta sekä omaisuudesta huolehtii ja vastaa sekä seuraa edustaa kevätkokouksen valitsema hallitus.

Hallituksen tulee:

Toimia seuran ylimpänä toimeenpanevana ja valvovana elimenä niin, että seuran tarkoituksen ja tavoitteiden mukaiset toiminnat toteutetaan suunnitelmien mukaisesti.
Olla vastuussa seuran toiminnasta lakien ja asetusten mukaisesti.
Suunnitella ja kehittää seuran kokonaistoimintaa sekä johtaa seuran toimintaa seuran tarkoituksen ja tavoitteiden mukaisesti.
Vahvistaa tehtävän jako keskuudessaan sekä valita tarvittavat toimihenkilöt ja työryhmät suorittamaan niille määrättyjä vastuullisia tehtäviä.
Vahvistaa tarvittavat ohjesäännöt joukkueille, päätoimisille ja toimihenkilöille.
Vastata seuran taloudesta, lainanotosta, avustuksista, sisäisistä lainoista, seuran sopimuksista.

Toimintamaksujen määrittäminen.

Pitää jäsenluetteloa. Hyväksyy ja erottaa seuran jäsenet.

Tehdä seuran toimintakertomus ja tilinpäätös, toiminta- ja taloussuunnitelma seuraavaa toimintavuotta varten, vastaa seuran tiedotustoimintaa.

Valitsee ja erottaa seuran työsuhteessa olevat palkatut toimihenkilöt ja sopii heidän eduistaan.
Vastaa ja huolehtii seuran toimitiloista ja niitä koskevista sopimuksista.

Seuran nimenkirjoitus sääntöjen mukaan.
Vuosikokousajasta ja paikasta päättäminen.
Nimetä edustajat ulkopuolisiin hallituksiin.

Toiminnanjohtaja

Toiminnanjohtajan tehtävänä on johtokunnan apuna huolehtia kiireellisistä ja juoksevista asioista ja niiden vaatimista päätöksistä.

Toiminnanjohtajan toimenkuva:

Harjoitusten vuorovaraus Turun kaupungilta sekä allokointi Jopox vuorovaraustyökaluun.

Peruttaa käyttämättömät vuorot (joukkueitten ilmoitusten mukaisesti) sekä ilmoittaa kaupungin peruutuksista joukkueille.

Varaa otteluvuorot Turun kaupungilta ottelujärjestelijän ohjeiden mukaisesti.

Toimintamaksujen laskuttaminen seuran jäseniltä.

Seuran sponsorilaskutus, palkanmaksu, kulukorvausten maksaminen.

Talouden/budjetin seuranta.

Seuran laskujen maksaminen.

Kirjanpidon valmistelutyö.

Osallistuu säännöllisesti joukkuejohtajien koulutustapahtumiin.

Järjestää joukkueiden taloudenhoitajien koulutustapahtumat.

Beach Cup turnauksen infran organisointi (tilaa tarvittavat, työvuorolistat, toimii työryhmän vetäjänä) sekä turnaukseen liittyvä laskutus.

Uusien jäsenten ilmoittautuminen.

Osallistuu hallituksen kokouksiin mahdollisuuksien mukaan ja toimii läsnä ollessa kokouksen sihteerinä. Kirjoittaa pöytäkirjat puhtaaksi.

Hallitus ja toiminnanjohtaja yhdessä

-olosuhdeasiat
-viranomaistarkastusten ja selvitysten valmistelu
-toimintasuunnitelmien ja budjettien valmistelu
-CF-hallituksen jäsenten valinnan valmistelu jaostojen esitysten pohjalta.
-ansiomerkkien anomisten valmistelutyö ja seuranta

- talouden seuranta

Seuran puheenjohtaja

- hallituksen koollekutsuminen, agendan valmistelu
- merkkipäiväonnittelut
- seuran edustaminen yleisesti
- suhteet yhteistyöseuroihin
- suhteet Turun kaupunkiin

Seuran varapuheenjohtajat

- seuran edustaminen yhteisöjen kokouksissa
- puheenjohtajan avustaminen
- merkkipäiväonnittelut

TALOUSHALLINTO

Jaoston ja joukkueiden taloushallinnosta päättää hallitus. Jaoston/joukkueen ja seuran toiminnassa mukana olevien yhdistyksen nimissä keräämät varat ovat yhdistyksen varoja. Hallitus päättää näiden varojen käytöstä yhteistyössä joukkueiden kanssa.

Talousarvio

Jokainen joukkue laatii kaudelle talousarvion, jota käsitellään joukkueen vanhempainkokouksessa. Juniorijoukkueiden budjettien tulee perustua suurimmalta osin pelaajilta kerättäviin kausimaksuihin.

Joukkueen taloudenhoitaja (tai joukkueenjohtaja) ylläpitää kaikista tuloista ja menoista seurantataulukon, joka toimitetaan toiminnanjohtajalle kauden päättyessä. Kaikki tositteet tulee säästää ja sisällyttää seurantamateriaaliin.

Kaikki seuran pankkitilit avataan Turun Seudun Osuuspankissa ja ovat seuran tilejä. Joukkuejohtajalle tai joukkueen taloudenhoitajalle myönnetään tilin käyttöoikeus toiminnanjohtajan toimesta.

Toiminnanjohtajalla on pääsy joukkuetileihin.

ÅIFK-MERKIN KÄYTTÖ

ÅIFK-merkin käyttö on toteutettava harkitusti. Mikäli valmistetaan ÅIFK-merkillä varustettuja tuotteita, lupa kysytään toiminnanjohtajalta (hallitukselta).

ÅIFK:N NIMISSÄ TAPAHTUVA MYYNTI

Jokaiseen ÅIFK-nimissä tapahtuvaan tuote- tai arpojen myyntiin on haettava etukäteen lupa hallitukselta.

SEURAN TOIMINTAMAKSUT

Toiminnanjohtaja laskuttaa.

LAINAN OTTO/ANTO

Joukkue ei voi ottaa tai antaa lainaa ilman hallituksen lupaa.

MAKSETTAVAT KORVAUKSET

Seuran valmentajasopimuksiin merkitään yläraja, jota ry:lle aiheutuvat kulut eivät saa ylittää. Tämä yläraja sisältää sekä sopimuksessa määritellyt palkat sekä maksettavat matka- ja kulukorvaukset. Sopimus voi sisältää pelkkiä kulukorvauksia, mikäli kulut ovat todellisia ja niiden määrä ei ole huomattava (km-korvaus enintään 3 000 e ja 20 kpl päivärahaa). Valmentajasopimusten yhteydessä pyydetään valtakirja vapaaehtoisen työntekijän rikostaustaotteen tilaamista varten.

MUUT SOPIMUKSET

Koko seuraa koskevat mainos-, varuste ym. sopimukset sopii hallitus. Joukkuetasolla joukkueenjohtajat neuvottelevat mainossopimukset ja hyväksyttävät toiminnanjohtajalta.

NIMENKIRJOITTAJAT

Seuran nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja yksin tai varapuheenjohtaja ja sihteeri yhdessä.

OMAISUUDEN MYYNTI

Mikäli myydään omaisuutta, myyntipäätöksen tekee hallitus, ellei kyseessä ole yleisen kokouksen toimivaltaan kuuluva myynti

ORGANISAATIO

Päätoimisten henkilövalinnat tekee hallitus.

PÖYTÄKIRJA

Hallituksen pöytäkirjat tallennetaan Teams-työkaluun.

TALOUDENHOITAJA

Joukkueiden taloudenhoitajan valitsee joukkue. Joukkueiden ja jaostojen kirjanpidossa on noudatettava talousohjeiden määräyksiä. Kirjanpidossa käytetään seuran kirjanpitopohjaa ja tilinpäätös toimitetaan toiminnanjohtajalle viimeistään 10 päivä elokuuta.

Joukkueet eivät saa maksaa palkkaa eivätkä kulukorvauksia tai päivärahoja. Näissä tapauksissa seura maksaa kyseiset korvaukset ja laskuttaa summat joukkueelta.

SOPIMUKSET

Henkilöillä, joilla on toimenkuva eri joukkueissa ja heille maksetaan siitä palkkaa/kulukorvausta, pitää olla kirjallinen sopimus.

Sopimukset neuvottelevat:
- palkkasuhteessa olevan henkilön sopimuksen neuvottelee puheenjohtaja tai hänen määräämä henkilö
- Valmentajien sopimukset neuvottelevat juniorivastaava(t) heille annetun määrärahan puitteissa ja esittää ne ko. jaoston toiminnan- ja puheenjohtajalle.
- Mikäli kyse on vakinaisesta tai tilapäisestä päätoimisesta työsuhteesta, päätöksen tekee hallitus.

Jokaisessa sopimuksessa pitää olla erikseen mainittuna henkilölle maksettavan palkan määrä ja toisaalta tositteisiin perustuvien kustannusten yläraja.

KÄYTÖSSÄ OLEVA SEURAN OMAISUUS

Kun henkilön työ- tai valmennussuhde päättyy, on hänen palautettava käytössään oleva seuran omaisuus kuten puhelin, avaimet, tietokone ym. seuran toimistoon. Seuralla on oikeus pidättää viimeisestä palkan- tai kulukorvauksen erästä erillisen laskelman mukainen summa tämän vakuudeksi. Vakuussumma palautetaan heti, kun omaisuus on toimitettu seuran toimistoon. Tästä asiasta on myös laitettava sopimuskohta kaikkiin solmittaviin työ-, valmennus- ym. sopimuksiin.

Tietokoneessa olevat seuraa koskevat tiedostot kuuluvat Åbo IFK:lle eivätkä ole käyttäjän henkilökohtaista omaisuutta.

SÄHKÖPOSTI

Sähköpostiosoitetta etunimi@hfaifk.fi saa käyttää vain seuraan liittyvissä asioissa, ei henkilökohtaisissa asioissa. Työ- tai valmennussuhteen päättyessä on seuralla oikeus lopettaa henkilön nimellä oleva hfaifk.fi-sähköpostiosoite tai kääntää se toimen uudelle haltijalle, mikäli se on toimen hoitamisen kannalta välttämätöntä.

Tästä asiasta on laitettava sopimuskohta kaikkiin solmittaviin työ- ja valmennussopimuksiin.

SOPIMUSMALLIT

Puheenjohtaja tarkistaa sopimuslomakkeet.

TILIEN AVAUS/LOPETUS

Joukkueiden tilien avaukset tekee toiminnanjohtaja, tili avataan seuran osoittamaan pankkiin. Tilit avataan aina Åbo IFK:n Y-tunnuksella.

TILIKAUSI

Seuran ja joukkueiden tilikausi on 1.7-30.6.

TILINPÄÄTÖKSET

Joukkueiden on laadittava toiminnastaan Åbo IFK:n ohjeiden mukaan tilinpäätös ja toimitettava toimistolle 15.8. mennessä tiliotteet, tositteet ja tuloslaskelma. Seuran kirjanpitäjä yhdistää tilit emoseuran kirjanpitoon. Seuran virallisina tilintarkastajina toimii vuosikokouksessa nimetyt tilintarkastajat.

TOIMINTAKERTOMUS

Joukkueiden joukkuejohtaja/vastuuvalmentaja laatii joukkueen toiminnasta toimintakertomuksen, joka toimitetaan kauden päätyttyä toiminnanjohtajalle. Koko seuran toimintakertomus kootaan toimistolla yhteistyössä hallituksen ja toiminnanjohtajan kanssa esitettäväksi vuosikokouksessa.

TOIMINTASUUNNITELMA

Jokainen joukkue laatii toimintasuunnitelman ja toimittaa sen budjetin yhteydessä toiminnanjohtajalle.

VAKUUTUKSET

Mikäli seuralla on omaisuutta (esim. tietokoneita, varusteita ym. rahanarvoista tavaraa) pitää olla voimassa oleva vakuutus.